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非常全面的企业参展准备工作

发布时间:2014-11-19 12:06来源:互联网www.EFairCN.com字号:

参展企业展前的准备,大家可以参考一下,这样就不用每天都有人问了!同样的问题,大家可以参考这里的,有不齐全的大家可以补充。
 
把握展会时机助企决胜千里
 
参加的展会即将开始,对于参展企业来说,应该进行的工作很多,参加一次展会就是抓住一个机会,绝对不可以浪费,所以如何让参展达到最好的效果成为最重要的问题。  
 
在进行各种准备之前,有一点应该是企业必须明确的,那就是:确定展会你想达到的目标。据德国展览协会(AUMA)的分析,企业参展的目标有基本目标、产品目标、价格目标、宣传目标、销售目标。因此,销售是最终的目标,但并不是展览会上的最重要的工作。IFO公司的调查也认为,企业参展要达到的目标有宣传企业形象、提高企业声誉、密切与客户的联系、新产品的引入、提高产品的知名度、交流信息等目的,而且其目标中有70%的内容是为了结识新客户。
 
企业参展的根本目的是为了销售,展示只是一种手段,但这并不意味着企业参展时签的定单数就等于参展效果。企业参展的目的除了展示新产品、提升企业知名度外,还是了解市场变化的最佳途径,市场上什么样的产品最受欢迎,你的竞争对手的各种动态,这些都将是展会带给你最有价值的东西,这能让你及时地对自身的战略进行实施和调整。 
 
明确目的后就要开始针对此次目的采取相应的参展措施,以下措施笔者认为是最基本而必要的: 
 
1、详细了解展会  
工具:展会中需要的工具很多,展会主办方能提供的有哪些,有多少东西是需要自己准备的。这细致到桌椅板凳水电等,不详细了解清楚,在展会时再寻找调配就未免太仓促。
活动:展会主办方一般都会举办很多种活动配合展会造势,这些活动包括一些比赛、技术讲座等等,企业如果能参与这些活动,将会得到很多信息和宣传。  
展会广告:展会的会刊和室外场地广告,对展会和展地熟悉的企业就会获得良好的宣传效果。 
 
2、充足准备工作 
费用预算:参展企业应提前做好费用预算。参展费用包括展位费、展位装饰装修费、展品运输费、机票火车长途车费、市内交通费、食宿费、设备租赁费、广告宣传费、资料印刷费、礼品制作费、会议室租赁费等。 
展览资料:宣传单张或者手册是宣传企业最基本的工具,企业要想得到好的宣传效果,展览资料非常重要,可以展现一个企业的水平和实力。  
参展人员:合适的参展人员,便能得到更佳的参展效果、更好的销售业绩。参展人员应具备以下基本条件:对公司的产品和技术有较深入的专业知识;自信、适应能力强;性格外向、易于与人交谈沟通。  
参展服饰:直观形象是最有影响力的,参展人员是公司的代言人,展会期间应穿着正式、统一的服装,一方面代表公司的形象,另一方面也是对参观者的尊重。高雅庄重的服装会给参观者带来良好的印象。  
布展:展位就是战场,有利的战场才适合作战。展位的布置很讲究,不是花钱多就一定好,怎么通过展位突出个性特色,在众多的展位中引人注目,同时能突显企业目的,推出产品或者提升形象。 
 
3、观察媒体动向  
媒体是面向大众的窗口,在展会时尤其注意媒体动向,哪家媒体会进行专题报道,哪家每天会进行直播,现在是传媒年代,现在也是主动出击的年代,如何向媒体推销自己是很重要的。 
除了以前这些基本事项外,还有一些小细节需要注意的,虽小却很能体现出整个公司的层次和素质,比如说吃饭,展会人员一般都吃盒饭,但在哪里吃就是个问题,有的企业在这方面非常注意,会在展厅选择一个角落或者遮板后等吃饭,而有些企业就放在展台的桌面上大吃特吃,整个展位高雅、整洁的形象顿时就被破坏了,这虽然不是个大问题,却能使观者直接对企业有一个评判认识。 
计划不如变化,越精心和细致的准备就是为了应付各种可能的情况,所以建议企业们应该早早动手,抓住时机。
 
参加展会几件大事
 
据国外专门机构的调查,参观者对展会各因素的记忆顺序包括:展品吸引力 39%,操作演示 25%,展台设计 14%,展台人员表现 10%,散发资料 8%,展出者的名气 4%。由此可见,参展商并不是有名气就可高枕无忧了,关键在于展会现场的表现。  
 
首先,展品选择是第一位的。展品是给观摩者留下印象的最重要因素。展品选择应依据三项原则: 1、针对性,2、代表性,3、独特性。针对性是指展品要符合展出的目的、方针、性质和内容。代表性是指展品要体现展出者的高新技术,生产能力及本行业特点。独特性是指展品要有自己的独到之处,与同类产品相比,明显有别。  
 
其次,参展商的现场展示。现在,很多参展商都采用歌舞表演,有奖问答和视频音频的展示方法。这是因为在静态条件下,并不能说明展品的全部性能,显示全部特征,需要借助其他材料或设备等手段来加以说明,强调及渲染。参展商要注意引导参观者的现场参与,并准备一些小包装样品免费派发。  
 
第三,展台设计。当前,很多展会还以特装修的比例为主要宣传点。各参展商也越来越重视特装修。但特装并非花钱越多,装修越豪华越好。参展商考虑的应是特装能否充分反映自己的形象,吸引参观者的注意力。因此,你可以从几个方面衡量装修是否达到目的:1、展台设计要与展会整体的贸易气氛相协调;2、展台设计是为了衬托展品,不可喧宾夺主;3、展台设计需考虑参自身的公众形象,不可过于标新立异;4、不要忽略展台的展示、会谈、咨询和休息等基本功能。  
 
第四,工作人员的配备是展览成功的关键。展台的人员配备可从四个方面加以考虑:1、按展览会的性质选派合适类型或相关部门的人员;2、根据工作量的大小决定人员数量;3、人员的基本素质及个性;4、加强专业知识的培训及产品性能的了解,包括专业知识、产品性能、演示方法等等。  
 
第五,客户邀请。前往专业展会的参观者目标都很明确。所以参展者除了被动地等待客户,开展前要有意识地邀请客户。可采取直接登门拜访、刊登广告、现场宣传、派发资料等手段,邀请和吸引客户。
 
参展期间的注意事项和经验
 
严格按照展览会规定的时间进行工作安排布展时,首先清点发运来的展品,在确认准确无误后进行布展。布展应有一定的艺术性,能够吸引观众,必要时可以请求组展设计人员给予协助展览会的优势在于比较。买家可以对不同厂家的产品一目了然,并很快作出判断;卖家必须考虑如何才能从众多相似的产品中脱颖而出,吸引买家的注意力。
 
所以,参展人员须结合产品特性,在"比较"二字上下功夫。面对激烈的竞争,每位参展商都必须有自己的制胜王牌。这张王牌可能是商标、专利或独特的设计,也可能是价格、质量或完善的服务。这就要求展台人员要结合参展商品的特点,灵活应付:如是大众消费品,应着力树立品牌形象,在消费中形成亲和力;如系新产品,须大力宣传其与众不同之处;产品若具独创性,则应强调在技术上的突破性。有效的推销会使潜在的客户对参展公司产生信任,对展出的产品本身和服务感兴趣,从而产生购买意向。
 
接待客户是展览期间最关键的工作。接待对象可分为重要客户、现有客户、潜在客户、普通观众四类,这其中接待潜在客户是参加展览会的主要目标和最大价值所在。对现有客户当然要维持好关系,但不要在展览会上寒暄过久,以免影响接待新客户;对普通观众只需礼貌相对,切勿耗费太多的时间和精力。是否善于筛选和挖掘潜在客户,是衡量参展者业务水平高低的一个重要标志。
 
展览期间注意事项:
1、坚持参展期间,参展商在有限的展位空间,不应看闲书与报刊。应充分把握机会引起对方对企业与产品的注意,吸引买家与专业观众停下来,对企业与产品进行咨询,精神饱满地回答有关问题。如你在看报纸或杂志,机会也就因此会从身边流失。
2、参展工作期间,展会上应杜绝随意吃喝现象。因为,这种粗俗、邋遢和事不关已的表现会使所有潜在客户对参展企业产生极差的印象,继而影响他们对参展商的企业文化、管理水平、员工素质、产品质量的评估,导致对企业与产品的不信任。
3、关注与发现每一个潜在客户(买家与专业观众)是参展商参展的重要目标。应竭力避免怠慢潜在客户的行为,哪怕是几秒钟。显而易见,谁都不喜欢有被怠慢的感觉。如你工作正忙,不防先与客户打个招呼或让他加入你们的交谈。如你在与参展伙伴或隔壁展位的人谈话,这时应自觉立即停止。
4、参展期间要注意打手机的方式与时间。不恰当的电话,每一分钟就会相应减少与潜在客户交流的时间。从而直接影响企业在展会上的业务目标。在展会上,既便只能找到一个好的潜在客户,也是一种成功。而不恰当地打手机,往往可能会使你与客户失之交臂。
5、展会上,对买家与专业观众,不要以貌取人。展览会上唯一要注重仪表的是参展单位的工作人员,客户都会按自己的意愿穿着随便些,顾客的穿着与参展的效果没有直接影响。
6、在展位上应创造一个温馨、开放、吸引人的氛围,而不要形成与两个或更多参展伙伴或其他非潜在客户群聚闲聊的气氛,使走近展位的每一位买家与专业观众感到无所适从。
7、努力记住潜在客户的名字并能做到善用。人们都喜欢别人喊自己的名字。在谈话中不时提到,会让他感到自己很重要。大胆些,直接看着参观者胸前的名牌,念出他们的名字。遇到难读的字,还可以询问,以此来加深相互地了解与认识。使用适当,你便有可能轻松地与潜在客户建立良好的关系。
8、应做到展会期间会内会外工作相结合,积极走出去,拜访客户,参观工厂,这必须是在保证摊位要有人照管的前提下。
 
参展期间要做完整的记录。记录内容和方式应在参展前准备好。记录内容应做到规范、全面、精练、易于填写。准确的记录有助于日后工作的针对性和高效率。
 
国外的展览公司做过统计,50%的参观者漫无目标却四处收集资料,展览会上发出的资料有25%在30分钟内被随手扔进了餐厅、汽车、洗手间和废纸蒌。国内的许多展览对普通观众不加限制,资料浪费的现象更为严重。比较好的方法是印制两类不同形式的资料,一种是印制简单的、内容概括的资料,可以发给每位参观者;另一种是成套的、印刷精美、专业性强的资料,只发给专业客户。
 
贸易类的展览会通常不允许现场零售,参展人员应集中精力接待客户、捕捉贸易机会,切忌因小失大。国外有些展览会每天辟出专门时间对公众开放,允许零售,但一定要注意时间的划分,并做好相应的安排。
 
展览会不仅是合适的交易场所,也是理想的调研场所。在展览会上,展出者和参观者都不介意回答一些专业性强的问题,甚至很乐意提供意见和建议,而在其它场合就大不相同。因此,在展览会上做调研,既能节约时间、精力,又能获得有价值的信息。参展者是主要调研对象;可以抽空参观其它展台,针对竞争对手做调研;还可以参加研讨活动、阅读有关展会的报道,对市场情况做调研。
 
特别要注意客户信息的收集。这是展览会后进一步扩大参展效果的关键。很多情况是展览会上成交不容易,但通过展后联系,在展后3个月才能达到成交的目的。认真总结参展情况,向组织者和公司如实反映参展效果和遇到的问题,以确定来年是否参展,如何改进。
 
展览会期间辅助性的活动。展览会期间一般会安排一些辅助性的活动,如新闻发布会、开幕式、贵宾参观、馆日、招待会、研讨会等。这些活动对于扩大交往、了解信息大有好处,应予足够重视和充分利用。
 
展会上发资料要注意合适的方法。首先宣传资料费用不菲,更何况企业不乐意将成本很高的宣传资料白白流失在人海中。怎样才能将价值不菲的信息送到真正需要的潜在客户手上呢?邮寄,便是一个较好的方法。在展会上,你可告诉潜在客户,无意让他带太多宣传品,加重他的行程负担。展会后,你会按他要求的材料寄给他。这样做参展商可以一举多得:既表明参展商的专业性;同时又表现出公司对可客户的重视和负责精神,给客户加深印象;也有好的理由做电话或EMAIL的系列追踪。
 
要热情地宣传自己的企业和产品,宣传时要做到感染力与满腔热情并存。在买家与专业观众看来,你就代表着你的企业。你的言行举止和神情都会对参观者认识你的企业产生极大的影响。
 
注意知识产权的保护,避免侵权行为。如遇到侵权情况的发生,要及时向组展者通报,根据当地法规寻求解决方法,避免不必要的争执。
要珍惜签合同的机会,不要零售展样品。尤其在一些禁止零售展样品的展览会上,更不能出售样品。如果样品出售或赠送客户,应在展出结束时再让客人提走,同时照章纳税。
 
加强在展览会上的考察工作。学习同行的优点,借鉴同行的长处,了解行业的发展趋势.为产品的不断更新收集信息资料。参加展会前,要尽量多了解行业间的竞争对手。尽可能搜集有关竞争对手的资料通过参观竞争对手的展位,了解他们推出的新产品。努力搜集一切有助自己事业的信息,如对方的定价、产品比较、付款条件、交货方式等等。研究竞争对手是展览会的独特之处,这不仅是由于专业客户会来找你并提供相关信息,更是因为你的竞争对手就在同一空间中展览,大量信息就在眼前。这是进行现场调研和信息收集的绝好机会。如果参展商能花时间走遍展会的每个角落,表现得象展会的主人一样,收获就会颇丰。携带相机和记事本,尽可能多地采集信息。调查竞争对手,找找自己的产品、销售人员、展品、宣传资料、顾客评价和展会前的营销策略及其在实施效果方面的差距。将这些资料收集完备后,便可在展后来评估与同行间的差距与原因。
 
参展商个人包装不可忽视
作为参展商,一个好的个人包装就是您的首要优势。因为除了商品外,您自己也在被展览。您的一举手,一投足,衣着打扮,风度仪态都会在短短三至五秒钟之内给客商留下第一印象。要给客人留下好印象,学问可不少:  
 
平易近人 
您给人的第一印象是“欢迎光临”还是“滚开”!微笑及外向型的身体语言都可以传达友好和易于接近的信息。微笑要真诚,强挤的笑容会弄巧成拙。此外,双手抱胸或插着衣袋都是不尊重他人的姿势,您的手要随时准备与人握手,以此更自然而有效地邀请来往客人参观您的展位。  
 
热情好客
参观商都希望自己是受欢迎的。简简单单的一句“请进来看看我们的新产品吧”足够让客人感受到足够的重视,并把他邀请进展位了。但不少参展公司工作人员却喜欢在展位里与其他同事闲聊,或坐展位里看小说、吃东西甚至打瞌睡,那无异于对来来往往的客商说:“走开!我忙着呢!” 
 
专业性
您的举止是否显示足够的专业性,决定您是否能在片言只语之间就能取得来访者的尊重和敬佩?能够获得他们对您的敬佩,令以后的生意来往受益匪浅。除此之外,您在展会里对参观者的态度很大程度上预示着您日后在生意来往中的态度,显示出真正关心来访客商的需要,可以令他们对日后的合作充满信心。对竞争对手不要蓄意贬低,对每一个走进展位的人都要同样地尊重,不要以貌取人,只有这样才能发展起长远的商业伙伴。  
 
非语言的交流
在展览会里有时无声胜有声。不少公司深谙此道,并肯在展览设计、色彩搭配、促销字眼和小礼品上投资,这些非语言的交流可以有效地给参观者留下深刻的印象,因此在展览开始前确实需要好好预算一下这些方面的花费。而参展人员的整体形象和举止亦应该与公司形象和展位布置融为一体。    
色彩搭配
展览商为其展位装饰、宣传目录及小赠品挑选颜色时要下点工夫。现在,越来越多的公司为其员工订制统一风格和色调的制服以塑造企业的形象,这种想法固然好,但稍有不慎就会招致负面影响甚至破坏公司形象,最好能请专业公司设计。  
 
衣着
衣着能表明身份及个人内涵,一个人的社会地位、教育程度、审美观等统统可通过服装的品质、风格、色调搭配而可见一斑。因此有必要制定着装指南派发给全体参展员工,而在指南中应避免使用如“衣着整洁”等模糊不清的语句,这些语句只会引起歧异和推卸责任的借口。
 
企业参加展会,立体造势,达到全方位的宣传效果
 
参展,对任何一家企业来说,无不都想实现最佳的宣传效果和创出更大的效益;尤其是在国际性的大型展会上.究竟如何实现最佳的宣传效果和收益呢? 
首先,要量力而行确立标准、选准好展位,设计好展位造型。其次还要立体造势,全方位实现参展效果。同时要确立好实现最佳效果的几个标准。这几个标准即是否提升了知名度;是否扩大了合同订单;是否达到了广交朋友、与客商联谊的目的;是否掌握到最前沿的市场信息或同行业的信息,最终是否达到1、形象上力力压群芳,2、影响上全面渗透(由静到动),3、情感上广泛联络,4、品牌上得以提升这样一个目的。
 
下面首先谈一谈怎样才能确立标准、选好展位、设计好展位造型? 
 
确立标准、选好展位、设计好展位造型,这是参展单位必须要考虑的第一个环节中的3步棋。这3步棋怎么走,如何走好是参展成败的关键一步。 
首先,确立好展位标准。这个标准就是参展甲所需要的展位规格的大个以及资金的投入问题。在展位的大小方面,一般是大企业大展位,小企业小展位,中企业中展位(有些是团体性的或区域性的另当别论)。什么是大展位、小展位和中展位呢?按照国际标准化的展位规格是3×3平方米为一个标准展位。这种展位对一个小型企业或某一个单项性产品的展出是很适宜的,而对大型企业则可以考虑3×3平方米×4、3×3平方米×6、3×3平方米×8、3×3平方米×10或更大一些的都可以。这要根据参展的实际情况和展出的内容多少来确定。如果企业大,展出的内容多,当然要选大展位,如果企业小,内容也不多,当然要选小展位。否则,不是显得大小不当,就是花钱不讨好,空摆花架子。因此,选择展位一定要大小适当、得体。对于大中型企业来说(除团体的以外)一般选择3×3平方米×4或3×3平方米×6或×8即可、小型企业选择3×3平方米×1或×2即可。 
 
其次,选择好展位。主要选择好展位地点,展位的地点非常重多,如果地点位置选好了,就能起到事半功倍的效果。反之,只能起个陪衬而已。一般说来,展位的地点最好选择以下地方:1、开幕式主席台对面及两侧;2、入口处的正门口,或正门口的两侧;3、出口处的后门口或后门口两侧;4、主要人行干道的两首或“十”字干道的中心四角处;5、上述4个地方的邻近处;6、知名大企业及有影响的团体或组委会附近。以上最好的位置是1、2、3、4几个地方,其次,才能去考虑5和6。 
第三,设计好展位造型。展位造型的设计(也叫展厅造型设计)是一项非常重要的课题,直接影响到展览是成功还是失败。因此说,设计好展位造型也就等于实现了展览成功的一半。那么,展位造型的设计该如何考虑呢?这里主要注意3个方面:一是整个展位的造型;二是展位的组合内容;三是展位的陈列摆放。 
 
1、展位的造型。展位的造型是个多姿多彩的世界,是一个艺术创作的王国,它的可塑性、创新性的空间非常大。因此说,很难确立一个固定的模式。既然它具有艺术性,就有一种艺术走势的感觉,一般我们见到的有以下几种: 
(l)、开放式,或者叫敞开式。分为:簸箕型敞开式、中央型敞开式、几何型敞开式、塔梯型敞开式、圆柱体敞开式、帽沿型敞开式、亭阁式敞开式等。这种造型灵活、机动、构思自如,具有现代性和国际性。 
(2)、传统式,或叫保守式模式。为分:厢房式、阁楼式、地摊式等。这种造型一般较为简单,传统随便,尤其是厢房式的多是常规性的,按一定固定模式统一装修好如同车厢一样一个连着一个,形成3×3平方米的固定展位模式,一排连着一排,无需参展厂家再作装修,需要参展时,只须将物品?一摆放好就行了;门楼式系传统的廊房,牌房或普通的厢房一样的模式;还有一种是属于地摊式的,或随便摆放一个桌子作为摊位的较为简陋的一种模式(这种模式是较低层次的模式)。前一种开放式的适宜大型展览,后一种倒适宜中小型展览或简单性的展览。 
 
2、展位的组合内容。展位的组合内容,除了已确定了的展位框架外,仍需要配套性的东西如:展示架、展示台、桌椅、宣传器材和宣传资料,点缀的灯饰、盆景花束等。 
 
3、展位的陈列摆放,主要分为展示的宣传内容与展示的物品内容: 
(l)、展示的宣传内容:在陈列摆放中,展示的宣传内容要力求做到几个突出:第一、要突出企业的名称(或团体的名称)。第二、要突出商标(徽标)。第三、要突出产品名称和要展出的主要内容名称。第四、如果是企业,还要注意突出企业的领导人(那是企业无形资产的一部分)和企业的简介、主业的代表形象(如吉祥物、建筑物、标志等〕。除此之外,有些必要的能代表一个单位产品、生产车间或一些公关活动,领导人视察的图片、证明书、画册等,都要尽量地给展示出来,或发放到参观人的手中。 
(2)、展示的物品内容:这主要是指一个企业或团体需要向外介绍或展示的新产品、新项目、新发明、新技术、新设备等。这些东西在陈列当中,一定要按主次分明进行摆放与陈列。尽量做到主题突出,让人一看就能留住脚步。为了达到这种效果,必要时,可以用灯饰、盆景、花卉、工艺品等加以装饰,使之产生“美、靓、明、爽”的艺术效果。 
 
以上这些在设计展位的图纸中,争取模拟完整。为了达到最佳效果,亦可在未布置展览前,同等比例缩小,做成模型。目前国外许多装修公司就是这样做的。他们在接受一项布展任务时,都是采取这种形式,很受展览客户的欢迎。这种形式比图纸更直观、更现实,是值得提倡的好做法。 
展览是要讲究效果的。任何参展商都会有这种愿望和要求。然而要想实现这种愿望和要求,参展商必须要多下功夫。甚至有些参展商也就没有注意到这个问题,匆匆而来,草走过场,过后不纠,这是最愚蠢也是最昂贵的投入形式(不计后果的投入,都是这样)。所以说,参展要讲究参展效果,要达到一种目的或者是最佳的效果目的。这才是参展所需要的和所追求的。问题的关键是怕注意不到这一点,劳民伤财把钱花了,过后总觉得不值或余味未尽,但又找不到原因所在和实现最佳效果的方法。这才是最根本的原因。 
 
要达到最佳的参展效果,如何去实现呢?贵在以下方面: 
 
一、鹤立鸡群,贵在突出 
如何鹤立鸡群,主要是在展览布置中体现它的独特性和与众不同,以及它所产生的效果。如前边所说,布展也是一种艺术,千姿百态、丰富多彩、各显奇招。因此,在展览的设计与制作中,如果想叫人注目,达到让人留下深刻印象的目的,就必须注重从设计到制作的新颖性、独特性和它的与众不同。
这就要求敢于打破常规、敢于创新。如2000年厦门的国际招商洽谈会,双汇集团公司在仅有的3×3平方米的展览中,如何突出双汇的特色和与众不同,本人真的煞费一番苦心。当时都是由组委会按一定规格统一装修完毕,从整体看完全都像排成一队的士兵,却找不到“将军”在哪里。且单位名称,“河南省漯河市双汇实业集团有限责任公司”18个字又配带英文,密密麻麻全镶入在250px×5000px的横条门头中,走不进去,很难看到门头上是什么单位名称。况且,所有展区中的展位统统是一个面孔、一个模式,体现不出参展单位的“鹤立鸡群”。为改变这种状况,我们在经过与组委会再三协商后,得到了他们理解和支持,由我们自己出钱、我亲手设计,重新制作了新的大出原来2倍的横条门头,换上了红底白字“双汇集团”4个大字。远远就能看到,而且一目了然,这样不仅突出了该展览鹤立鸡群的地位,更主要的是表现出了它的大企业的大品牌,达到了壮观、醒目和招引顾客的目的。 
为了表现鹤立鸡群的展示效果,除了上述案例中采取的因地制宜改进措施外,还应该坚持以下几个原则:1、坚持与众不同,走自己的新路;2、造型一定要独特,力求“高人”一筹;3、抢占有利地势,表现自身核心;4、既当领头羊,又成羊后鹿(或叫鸡头凤尾);5、利用现代高科技,使用现代新材料,造出一个全新形象;6、当灯塔,照射四方。以上这些都是确立主体地位的好方法,和成为鸡中鹤的最佳途径。 
 
二、立体造势,达到全方位的宣传效果 
一次展览,就是一次介绍企业、宣传企业、展示企业或团体形象的绝佳机会。同时也是让广大消费者了解一个企业产品的好机会,所以宣传和公关就显得十分重要。因此,这就需要解决好以下问题: 
l、与展览所在地新闻媒体取得联系,做好宣传方面的前期准备,配合当地的电视报纸做好宣传报道。在条件允许的情况下,组织好新闻发布会,并拟定出详细的宣传计划。在展期和展期前后的时间里,有序进行广告宣传,最好以软广告形式出现。 
2、给所有参展的有业务往来关系的客商和当地的主要代理商以及新闻媒体、工商税务、行政机关等相关部门提前发送请帖,在展览开幕前或展览结束后,举办1-2次联谊会。另外,对参展的主要客户所住宾馆、酒店,也要布展好相应的宣传内容,如大厅中的招牌、欢迎性的条幅、房间配送的宣传资料、水果等,都要尽可能地考虑周密。 
3、准备好充分的宣传资料。包括:企业介绍、区域或团体介绍、有关参展方面的宣传资料、宣传画等,赠送主要客户和展览中的参观者。 
4、与联办、主办的当地政府和省、国家组委会领导建立良好的协调关系。特别是负责整个展览会的组委会领导,要积极主动地征求他们的意见,并向他们汇报工作,取得他们的支持与帮助。这样会能从中解决很多实际问题。 
5、做好气氛烘托。在中型和大型的展览会上,为了烘托气氛、扩大影响、招徕人们的目光,适时的盘鼓队、航空表演、军乐团、迪斯科、歌舞表演,以及唢呐队、秧歌队也是必要的,但必须要在服装与授带上以及外在方面展现出企业或团体的形象标志,让人一看便知是某某企业或单位举办的,但其间不可固定在某一地方,除在展位前后活动外,亦可来回巡回宣传。
6、场外展示。为了配合内在的展示,达到内呼外应的效果,在展场前的广场处和人员必经的大道上,布置一定的户外展示也是可以的。这些户外展示:一是形式的选择,如拱门、大汽球、大布幅、灯箱、路牌、小旗等,以及造型非常奇特的创意造型作品,如在成都全国糖酒会上展出的“长城门楼”、“九条腾龙”、“飞机潜艇”等;二是展示地点选择,如街市中的繁华闹区、大商场超市、车站、广场、桥头、展场四周的高层建筑物和主要大道。如果是食品类,一定要组织好品尝赠送活动,并备齐相应的设施或征询意见簿。
 
按上述活动,为确保它的成效,在展期公关宣传方面,要注意把握好3点:即联络好各方面关系,布置好亮点广告,接待好客户朋友。所谓各方面的关系,主要是指与参展企业或单位相关的方方而面的关系户、关系人。关键时候,还需要一定的感情投资,如请客送礼、发给纪念品、组织旅游等。一句话,要尽可能地让这些关系户达到满意。而所谓亮点广告,是指不管是展厅布置,还是户外广告,还是某些方面的软广告,要力求制造出1-2个亮点来,或者是一个接一个的亮点,这个亮点,要么是布展或户外展示达得与众不同、出奇制胜,要么是软广告中制造出来的新闻热点。这个热点,一定要热到“点子”上,怎么个热法和怎样去热起来,需要周密策划和好的创意。接待好客户朋友,这应是情理之中的事,并且也是一项非常重要的事。 
 
为了确保参展实现的最佳效果,在展出活动之前、之后和中间,要做好以下事情:之前的筹备工作要准备充分,比如参展的资金投入,怎样以最少的钱办最好的事,办成哪几件最好的事,参展规模什么样的标准最合适;展厅设计,哪种形式最新颖,还能不能创意出更好的形式;参展人数多少,都准备哪些物品和资料;吃住安排如何、招待活动如何等,都要一一做好方案,在展出的过程中对照实施。展览期间,活动开展的情况怎样、信息收集怎样、实现的效果怎样,有哪些做到了、哪些还没做到,达没达到预期的效果等,这些都要进行总结。除了当天的总结外,整个活动结束也要进行总结。必要时,还要进行论证评价。给予科学的评价,才更有利于下次参展的扬长避短。这些评价,一定要量化、科学、准确。 
 
总之,参展也是一门科学性的文化活动,其间有很多技巧。搞得好了,确实能够起到事半功倍的作用,达到少花钱多办事的目的;反之,劳民伤财,得不偿失。因此,对参展进行科学研究,并制造出规范化的实施标准,既能节省经费又能有的放矢,这些都是非常必要的,也是应该的。
 
企业参加展会时应避免的八种误区
 
随着产品服务的细分化和市场竞争的激烈化,通过参加各种专业展会进行产品推广已成为企业重要商务活动之一。在电子信息迅速发展的时代,这一趋势非但没减弱反而有所加强,展会的魅力所在是可以现场将产品的特色及时传递并与目标客户直接沟通,而在短的时间内达成商业合作的目的,这一点是其他任何媒体无可比拟的。有些企业在参展时难免会出现这样那样的差错,使参展的效果大打折扣。未雨绸缪,尽量避免差错,才能取得更好的经济效益。总的来说,以下这些错误是企业需要注意避免的: 
  展览前——— 
  1.参展目的不明确。有的企业参展目的不清晰,究竟是要宣传新产品,还是销售成熟的产品,自己都弄不太清楚。只有明确了参加展览会的目的,才有助于下一步工作的完成————主题、布展等。 
  2.忽略阅读参展商手册。手册是参展商展览会期间各方面的指南,并为你指出许多省钱之道。这些手册内容简明易懂,里面有关于展览会你想了解的一切————日程安排、登记程序、参展商资料、展览说明、运输服务、住房信息、广告促销信息等等。 
  3.忽略参展员工培训。参展企业花费了大量的时间、金钱、精力以组织参展工作,而参加展览会组织准备工作的员工却可能被忽略在一旁。事实上,这些员工是企业派往展会的特使,必须让他们明了本企业参展的目的、内容及期望,这也是建立团结专业形象的必须。 
  展览中——— 
  4.缺乏品牌意识、市场意识和现代意识。有些企业参展时不注意企业形象,在展览会上摆地摊,严重影响企业形象,企业参展特别是赴境外参展,已经做了相当大的投入,千万不能因小失大,捡了芝麻丢了西瓜,一定要树立品牌意识、市场意识和现代意识。所谓“品牌意识”,就是要选择质量好的名牌、优质产品参展,要创名牌;“市场意识”是指要摸清当地市场情况,选择适销对路的产品参展;“现代意识”是讲布展要符合当代审美潮流,要具有现代感。 
  5.未能有效发送印刷品及赠品。 
  企业参展员工可能会在展馆环境里不知所措或不习惯与陌生人交谈,未能把为宣传准备的印刷品或赠品发送给合适的对象。这就提醒企业,参与组织展会的人应该善于跟陌生人交谈并了解他们的需要。 
  6.不熟悉产品的演示。很多参展的员工不熟悉展馆的设备、不懂得产品的演示,作为企业参展的负责人,应该及时与展会联系沟通,并组织员工尽快熟悉展馆摆设及展品演示。 
  6.设立太多岗位。一些公司通常在展览会上派出很多人员参与宣传活动,以求收集更多行业信息,结果却造成重叠浪费。应严格控制参展员工人数,并规定每人不到自己的工作时间无需出场,应给每人分派具体的任务。 
  展览后——— 
  7.忽视展后工作的跟进。企业容易把参展看作一个孤立的活动,展览会结束,展后工作便被忽略。如果没有展后各项工作的积极跟进,参展效果就很可能被荒废。企业应于展览会前建立时间表以便展后的跟进,并使展后的销售工作更积极地展开。 
  8.忽略展览会评估。企业应该清晰地了解自己在展览会上的表现,才有助于今后的参展,从而选择更适于自己的展会。
7如何将展会上的准客户变成真买家
在一次参展活动中,展会上的展出只是企业经营,营销工作的开始,在展出之后,往往有更多的工作需要做,这些工作对于参展而言,可以称作”后续工作”. 
 
  展览后续工作的主要内容是巩固,发展客户关系,推销产品和服务,洽谈贸易,签订成交合同.如果说,展览相当于”播种”,建立新的客户关系,那么后续工作则相当于”耕耘”和”收获”,是将新的关系发展成为实际的客户关系的重要环节. 
 
  >> 致谢 
  展览会一闭幕,就应抓紧时间向提供帮助的单位和人员致谢.最好是展台经理亲自致谢.对于最重要的人,可以登门致谢甚至通过宴请表示谢意其次可以打电话致谢.如果没有时间亲自向每一个有关人员和单位致谢,至少要向主要的人员和单位致谢,并尽快给不能亲自致谢的人员和单位发函致谢.致谢与付款的道理一样,接受货物和服务需要付款,接受帮助和支持需要致谢,即使不准备再次参展,也要对给予帮助和支持的人表示感谢. 
  致谢应作为展后例行工作之一.致谢不仅是一种礼节,而且对建立良好的关系有促进作用.如果在感谢信上就接待时一些问题发挥一下,感谢效果会更好,因为这已不是一般交流,而是比较近,比较深的交流方式,能表现出对参观者的重视. 
  对参观展台的客户,不论是现有客户还是潜在客户,都发函致谢,感谢客户参观展台.这是一项比较大的工作,可以在展览会未结束之前就开始做. 
  >>宣传 
  如果展出效果好,可以举行记者招待会或发新闻,将有关情况提供给展览会和新闻界,进一步扩大展出影响.在正常情况下,也应将展览会上的相关新闻稿,提供给媒体.很多参展企业不重视展览会后的宣传,而重视展前宣传,其实,展览之后的宣传可以获得比较突出的宣传效果,加强参观者的印象. 
  >>确立贸易关系 
  在展览会闭幕之后和离开展出地之前,可以抓紧时间访问展出地的关键新客户.每个买主在展览会上都会与许多参展企业建立联系,但是只会与少数企业建立实际的贸易关系.这一方面依赖于产品,价格等条件,另一方面依赖于工作效率和质量,要抢在竞争对手之前巩固与新客户的关系,谁的工作做的好,谁就可以争取到新客户.对于接近谈成的项目,也要抓紧继续洽谈,争取离开展出地之前签约,否则,未谈完的项目随时可能变卦.毕竟,市场充满变数,时机不等人. 
  >>准备下一届展出 
  展出效果好,参展企业可能希望继续参展,如果这样,可以与展览会组织者初步接触,商洽,早提出申请有一些优势展览会组织者更容易熟悉参展企业,参展企业有机会优先挑选场地位置,组织者可能在其新闻稿中提及最先申请的公司,这也是公司扩大影响的机会. 
  >>更新客户名单
  在市场经济环境下,客户是公司生存发展的重要因素,其一般分为两类:现有客户和潜在客户.在信息发达的市场,搜集编制所有的客户名单并不是一件难事,而且,营销工作做的好的公司多有完整的客户名单.所有客户都应当是公司争取建立关系的对象.现有客户是有实际贸易关系的客户,要保持,巩固,发展与这些客户的关系,展览工作也多负有这一任务.同时,现有客户也有被竞争对手挖走的可能.潜在客户是还没有贸易关系,但是通过努力有可能成为客户的公司或机构.接触潜在客户,发展和潜在客户的关系是展览会工作和展览后续工作的重要和主要任务. 
  通过展览会期间的接触,以及展览会之后的后续巩固和发展工作,一些潜在客户能成为实际客户,但与此同时,也有可能失去一些现有客户.公司客户的名单可能会有所变化,因此,要编制,调整,更新客户名单,并根据名单的变化分析,发现和调整对客户工作的方向和投入,调整宣传,广告,公关,展览工作的重点和方式.
  >>发展客户关系 
  贸易展览的重要任务是发展客户关系,包括巩固现有客户的关系和发展潜在客户的关系,尤其是后者.潜在客户往往意味着公司的未来发展希望,但是由于展览会时间短,客户多,展览接待工作大多是尽可能多地接触和认识客户,展览会期间的客户工作应重数量,而展览会之后的客户工作则应重质量,既要加深与客户的相互了解,建立相互信任关系,将认识关系发展成伙伴关系和买卖关系. 
  >>促进贸易成交
  推销产品和服务,洽谈签订合同是展览的最终目的.在展览会期间,向现有客户推销老产品和服务可以比较迅速,可能在展览会期间签约.但是,向现有客户推销新产品和服务,向潜在客户推销任何产品和服务,并进行贸易洽谈都可能比较费时,可能需要在展览会之后继续努力. 
  展览后续工作的主要内容之一是将已开始的贸易谈判续下去并争取签约成交,或者向已显示出购买兴趣的客户继续做工作,引导其购买意向,并争取洽谈成交. 展览后续工作的注意事项. 
  >>时效性 
  美国的两项调查表示,如果在展览会闭幕后继续与新建立关系的客户联系,参展企业的销售额可以多2/3.因此,美国著名展览专家艾伦.可诺派奇博士 (Allen.Konopachiph)建议展出者将预算的百分之15%-20%用于后续宣传和后续工作,并在展览准备时就计划后续工作,而不是在展览会闭幕后才考虑这工作.后续工作可以安排长至12个月. 
  要明确负责后续工作的部门和人.一般情况下,展览部门不负责展览后续工作,而由销售,技术部门负责.另外,还要分清代理,子公司和总公司之间的责任.
8小企业如何在展会上俘获客户?
现在的专业展会越来越多,作为工厂也需要跨出门去宣传自己的产品,寻找客户。但在众多的同行中间,面对已对所展产品已了如指掌的买家,怎样才能在短时间内给其留下深刻的印象,以使在展会后能与你继续作沟通?而不是面对你的传真或邮件不知道你是谁? 
必须考虑你的整个销售过程 
你认识到了使公司品牌在展会上给潜在客户留下“深刻印象”的需求,这非常明智。但是,我建议,你必须考虑你的整个销售过程,而不仅仅是品牌的差异。 
我说的销售过程指的是: 
a) 前期策略;例如致潜在客户的产品通讯; 
b) 展会上的策略;例如,所有员工都熟练掌握同样的一系列步骤(招呼客户,确定接触的目的----如“我们的产品和市场上的同类产品不同,因为……”,吸引客户,如和客户简短讨论,以发现他们是否愿意够买,总结产品特征和优势,向客户解释你对他的观点的理解以使讨论顺利进行,结束与客户的接触时引导客户前往预约台,如在预约台负责接待的是能够说服潜在客户在接下来的4到5天内进行面谈或电话接洽的人员。) 
c) 销售点;如后续的电话会议或面谈 
d) 接受订单 
e) 售后服务 
我之所以这么建议,是因为,没有能够吸引潜在客户参与一种他们愿意成为其中的一部分的体验的销售过程,仅仅有一个品牌是没有用的。例如,这里有一个问题清单,你可以自我检测: 
1. 前期策略----展会前你是否尝试邀请10到20个潜在的高端客户到你们的展台前? 
2. 前期策略----展会前你是否准备了独特的产品作为礼物赠给你邀请的10到20位客户? 
3. 展会上的策略----在展会上,是否有经过高级培训的员工负责争取和潜在客户预约在展会后的4到5天内面谈或电话接洽? 
4. 展会上的策略----在展会上,你的员工是否花10到15分钟时间专注于潜在客户,以确保客户知道你们的品牌名称以及你们的具体服务口号? 
5. 展会上的策略----展会期间的每一天,在结束时你是否和员工开会,收集潜在客户的联系方式,并立刻跟踪服务----确保当客户回到他们的办公室时,已经有你们的产品的一份样品在等着他们了?  
  6. 销售点----客户是否明白你们的产品和服务的范围----你们的品牌名称是否真正能代表(反映)你们的产品?例如,如果你们是卖电脑的,你们品牌名称是否为“成功电脑”,而不是“成功咨询”----确保你们的产品是你们的品牌名称的一部分是很重要的。 
7. 销售点和跟踪客户服务----你们是否保持联系人的统一以方便潜在客户以后的联系----如果你们在展会上安排了很多人员,确保每个人递给客户的名片都是统一的,上面都写着同样的联系人信息。例如“张XX”----我的意思是你宣传的不是个体的员工,而是通过象“张XX”这样的客户服务经理来宣传你的产品(这可以让你建立一条热线,专门接听打给“张XX”的咨询电话。 
 
我最近有个客户是一家专门销售各种医疗产品的国际公司,我和他们合作了12个月。这家公司的主要营销方式是在全球不同地方举行的展会。在和这家公司总裁合作的最初我就发现,他和他的员工都把每一个展会看成是一个“说话的节日”,我的意思是对他们来说,这意味着离开办公室几天时间,一切都没有预先安排,没有一环扣一环的销售进程,没有针对参观展台的潜在客户的每个小时或每天的评估,当然也没有订单之后的后续预约。我们后来建立了一套有效的销售进程,现在他们一直在使用这一销售进程,这极大地提高了他们的销售盈利。

(编辑:www.EFairCN.com)







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