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展会全套流程

发布时间:2014-11-19 11:59来源:互联网www.EFairCN.com字号:

当企业在确定好参加某个展会后,就要与展会主办单位取得联系,填写企业相关的的报展信息。报展信息大致有以下内容,包括展会介绍资料、参展申请表格、参展费用、有关服务、展馆展位图、参展人员手册等。填好参展表格、返回给展会组织方、等待审核通过。同时,这个时候企业还要做的包括核实展会主办方信息的真伪,以免遇到“骗展”而上当受骗。
 
  展会策划
在审核通过以后,企业就可以开始着手展会的准备工作。参展商要做好充分的市场调研,收集各种资料,并对资料归类整理。通过这些资料来制定全方位的展会策划方案,如:展品选择、费用预算和参展人员培训。其中参展费用的预算一定要考虑充分。参展费用大致包括:展位租金、展台设计搭建、交通费、参展人员食宿费、设备租赁费、宣传费、资料费、会议室租赁费等几部分。预算如果充足,还可以留出一部分资金做应急资金,应对计划外的费用支出。
 
   展台设计
参展商要提前和展会主办方确定展台的位置,根据展位的选择建议越早的选择适合自己的展台。标准展台规格通常都是9平方米(3m×3m),并提供一些展示必需的基本设施。包括:三面展墙,二个射灯,一张展桌,两把椅子,一个三项电源插座。那些特殊的位置,展台搭建和布局是不一样的。参展商要根据自己展台的类型(“岛型”、“双开口”、“道边型”、“半岛型”)进行设计。如果参展商不善长展台设计和展台搭建,可以和一些专业的展览公司合作,由他们根据展台的类型来为参展商量身打造自己独特的展台。
 
  前期宣传
利用网络和媒体来发布一些宣传广告来扩大企业的影响力。展会的硬件条件已经准备妥当,参展商就要开始对参展人员进行培训。贯彻整个展会的策略,培训参展人员的专业技能,对展品信息的掌握、演示和服务。
 
  展会期间
参展人员要用发放产品宣传资料、产品现场演示和分发免费小礼品等各种手段吸引参观者的目光,来扩大企业的知名度。如果展会主办方提供的展览设备不够用,参展商可以联系一些展览公司来租赁一些展览设备或者提供其他服务。展会举办期间,参展商要注意可能出现的安全问题,保障参展人员的人身安全和财物。
 
  展会后续
展会闭幕后,企业就要和展会中积累的客户和能成为潜在客户的人群联系或者拜访来推广企业。并对本次的展会进行总计,分析展会中的收益与不足。
 
  会展突发事件
会议或展览在现场可能会发生意想不到的突然事件,这是最能考验组织者素质的时刻。在事前,组织者最好能列出可能发生的紧急事件,按事先设定的措施加以处理,以防措手不及。
 
每一个与会者都应该知道遇到火灾时的应对措施,浓烟和惊慌往往会比大火本身造成更多的伤亡。展会组织者有责任告知客人逃生步骤以及紧急逃生出口,向与会者充分提供预防火灾方面的资料。很多主办单位印制了防火手册,放在资料袋中一起提供给与会者。
 
进行场地检查时,要重点检查安全设施的配备和完好情况,如是否有自动灭火系统、灭火设备是否完好有效、安全出口是否畅通等。

(编辑:www.EFairCN.com)







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